Llyfryn Cyngor Digwyddiad Cymunedol

Mae rhaid i bob grŵp cymunedol ddefnyddio ein ffurflen gais ar-lein (HYPERLINK) er mwyn cofrestru diddordeb i ddefnyddio unrhywun o’n henebion, a fydd hyn yn galluogi'r tîm i benderfynu a yw’r digwyddiad yn briodol ar gyfer y safle o dan sylw. Mae hyn hefyd yn ein hysbysu o unrhyw ofynion arbennig sydd gan yr ymgeisydd ac yn caniatáu inni gynghori’r grŵp cymunedol o unrhyw bryderon.

Dylai’r ffurflen gael ei chyflwyno o leiaf 30 diwrnod cyn y digwyddiad, ac yn gynharach os yn bosibl.

Bydd angen cyflwyno gyda’r ffurflen, gynllun digwyddiad, asesiad risg a chadarnhad y bydd yswiriant cyhoeddus ar waith i gwmpasu’r digwyddiad.

Byddwn yn asesu digwyddiadau ar y meini prawf canlynol:

• a yw’r digwyddiad yn addas ar gyfer y heneb?
• a fydd y digwyddiad yn ymyrryd â mwynhad ymwelwyr i’r heneb?
• a fydd y digwyddiad yn gwrthdaro ag digwyddiadau eraill yn y calendr?
• a fydd yr amodau ar yr adeg o’r flwyddyn yn addas ar gyfer y digwyddiad?
• a yw’r trefnydd wedi cysylltu â’r awdurdod lleol ynghylch unrhyw drwyddedau gofynnol?
• os yw’r heneb yn safle rheoli ar y cyd, a yw’r trefnydd wedi cysylltu â’r tirfeddiannwr ynghylch caniatâd i ddefnyddio'r safle?
• a yw’r trefniadau rheoli yn foddhaol?
• a roddwyd digon o amser rhwng cyflwyno cais a’r digwyddiad i ddilyn gweithdrefnau priodol?

Efallai y bydd angen i’r ymgeisydd / grŵp cymunedol ac aelod o Dîm Digwyddiadau Cadw gwrdd i drafod y digwyddiad, yn fwyaf tebygol ar y safle.

Mae hyn oherwydd bod llawer o’n safleoedd yn Henebion Rhestredig ac wedi’u gwarchod gan y gyfraith o dan Ddeddf Henebion ac Ardaloedd Archeolegol 1979. Cyn belled â bod y digwyddiad a gynlluniwyd yn cwrdd â’r meini prawf uchod i raddau boddhaol, ni ddylai fod angen Caniatâd Heneb Rhestredig.

Cytundeb

Asesir pob cais gan ddilyn y meini prawf uchod. Yna bydd penderfyniad yn cael ei wneud ynghylch a all y digwyddiad fynd yn ei flaen / neu a fyddem yn dymuno gweld newidiadau i’r hyn a gynigir er mwyn gallu darparu cytundeb.

Unwaith y bydd yr holl drefniadau ar waith, byddwn yn gyrru copi o Delerau ac Amodau Llogi Cadw i’r trefnydd. Heb fod yn hwyrach na 14 diwrnod calendr cyn y digwyddiad, bydd angen i chi ddarparu:

Cynllun digwyddiad terfynol

Bydd hyn yn manylu popeth a fydd y digwyddiad yn ei olygu yn ymarferol, y nifer o fynychwyr, y mesurau diogelwch, profiad trefnwyr y digwyddiad yn y gorffennol wrth gynnal digwyddiadau tebyg ac unrhyw ganiatâd arall sy’n ofynnol. Dylai’r cynllun nodi’n glir beth sydd i ddigwydd yn benodol ar y tir sydd ym mherchnogaeth Cadw.

Asesiadau risg llawn a therfynol

Mae asesiadau risg yn helpu i sicrhau diogelwch ymwelwyr â'r digwyddiad, ymwelwyr â'r safle a gwirfoddolwyr neu staff sy’n cynnal y digwyddiad, yn ogystal â chydymffurfio â deddfwriaeth iechyd a diogelwch berthnasol.

Nid yw’n ofynnol iddo ddileu pob risg ond dylai’r trefnydd gymryd camau sy’n ‘rhesymol ac ymarferol’. Rhaid bod tystiolaeth glir yn yr asesiad sy’n nodi systemau rheoli diogelwch da. Mae mwy o gyngor a thempledi safonol ar gael gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch neu’r ‘Purple Guide’.

Os bernir bod yr asesiad risg yn foddhaol rhoddir caniatâd i’r digwyddiad fynd ymlaen.

Prawf o yswiriant atebolrwydd cyhoeddus

Ar gyfer mwyafrif helaeth o digwyddiadau sydd angen caniatâd, disgwylir y bydd y trefnydd yn cynnal yswiriant cyhoeddus digonol am o leiaf £5 miliwn.

Rhaid i’r yswiriant cyhoeddus darparu yswiriant ar gyfer anafiadau a ddioddefir gan aelodau’r cyhoedd neu staff Cadw ac unrhyw ddifrod a wneir i’r safle / heneb sy’n codi oherwydd gweithgaredd digwyddiad neu ddiffyg diwydrwydd ar ran y trefnydd.

Ar gyfer mwyafrif helaeth o digwyddiadau sydd angen caniatâd, disgwylir y bydd y trefnydd yn cynnal yswiriant cyhoeddus digonol am o leiaf £5 miliwn.

Rhaid i’r yswiriant cyhoeddus darparu yswiriant ar gyfer anafiadau a ddioddefir gan aelodau’r cyhoedd neu staff Cadw ac unrhyw ddifrod a wneir i’r safle / heneb sy’n codi oherwydd gweithgaredd digwyddiad neu ddiffyg diwydrwydd ar ran y trefnydd.

Pwyntiau i’w hystyried cyn i chi wneud cais

Mae’n bwysig cofio mai ein gwasanaeth digwyddiadau cymunedol yw cefnogi a hwyluso’r defnydd am ddim o’n henebion mewn gofal, er mwynhad cymunedau lleol. Felly nid yw rhai gweithgareddau a allai niweidio ein safleoedd yn gymwys o dan y system ymgeisio digwyddiadau cymunedol. Mae’r rhain yn cynnwys:

• tân gwyllt neu pyrotechneg
• fflamau noeth (fel canhwyllau neu fflachlampau llosgi)
• rhyddhau balŵn / llusernau
• bwyd poeth, arlwyo neu fasnachwyr
• gwerthu a / neu yfed alcohol
• pebyll mawr neu strwythurau dros dro sydd angen eu gosod yn y ddaear (er y gellir caniatáu strwythurau pwysol / annibynnol fel ‘gazebos’ gydag asesiad risg).

Weithiau, byddwn yn hwyluso gweithgareddau brenhinol, milwrol neu weinidogol mewn safleoedd penodol. Fel corff cyhoeddus, ni allwn dderbyn ceisiadau am weithgareddau o natur wleidyddol fel ymgyrchu neu ganfasio.

Mae nifer fawr o leoedd rydyn ni’n gofalu amdanyn nhw’n henebion wedi’u rhestri sy’n golygu y byddai angen caniatâd ychwanegol arnyn nhw ar gyfer rhai gweithgareddau a digwyddiadau.

Byddwn hefyd yn gofyn:

• bod holl offer trydanol a ddygir ar y safle wedi’i gytuno ymlaen llaw ac mae ganddo dystysgrif Prawf Offer Cludadwy (PAT) cyfredol, a gyhoeddir gan drydanwr cymwys.
• bod gwaelodion neu fatiau priodol wedi’u gosod o dan bob eitem caled ar loriau mewnol ein henebion i atal difrod.
• mae gan geblau pŵer orchuddion cebl priodol drostynt a, lle maent mewn cysylltiad â ffabrig hanesyddol, oddi tanynt hefyd.
• nad oes unrhyw begiau pabell yn cael eu morthwylio i’r ddaear, ac ni chwblheir treiddiad i’r ddaear heb Ganiatâd Heneb Rhestredig briodol, fel y disgrifir uchod.

Er mwyn cychwyn y broses ymgeisio am ddigwyddiad cymunedol, llenwch ein ffurflen gais ar-lein